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Monitoring Auswertung Digitales Dokumentenarchiv Unternehmensprozesse E-Mail Archivierung Elekronische Rechnungen Schnittstellen Integartion

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Der ITson Digital Prozess Manager (ITdipro) unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse und bewirkt somit die Steigerung der Effizienz und die Sicherstellung der Abläufe im Unternehmen. Mit dem ITdipro erhalten Unternehmen ein leicht verständliches Tool, welches im Hintergrund mit vielen Funktionalitäten die Steuerung und Überwachung der Unternehmensprozesse übernimmt. Die Lösung ist individuell auf die Besonderheiten der Unternehmen anpassbar und zentralisiert die heterogene Systemlandschaft.

Der ITdipro verbindet die Produkte digitales Archiv, Dokumentenmanagement und Workflow intelligent miteinander und ist skalierbar, an die jeweiligen Unternehmensanforderungen anpassbar und als ganzheitliche Lösung im Unternehmen einsetzbar. Der ITdipro versteht sich als Overhead der häufig im Mittelstand anzutreffenden heterogenen Systemlandschaften (kfm. Software, Konstruktions-Software, Planungs-Tools, Auftragsverarbeitung,...). Der ITdipro wurde unter der Maßgabe einer optimierten IT-Sicherheit unter der Beachtung der GoBD und EU DSGVO Richtlinien entwickelt. Darüber hinaus unterstützt der ITdipro den Mittelstand bei der Realisierung von Projekten im Bereich Industrie 4.0.

Alle Key Facts zum ITdirpo und einen Auszug unserer Referenzen finden Sie weiter unten.


Der ITdipro bringt Ihre Prozesse in Struktur

Grafik itdipro strang

 „Das Problem kennen ist wichtiger, als die Lösung zu finden, denn die genaue Darstellung des Problems führt automatisch zur richtigen Lösung."
Albert Einstein (1879-1955) | Zitiert in: Adrian Krahn - Vom Prozessmonitoring zum Prozessmanagement

Prozesse und deren Umsetzungen in den Bereichen Dokumentenmanagement / Digitales Archiv und Workflow sind mit dem ITson Prozessmanager und [accantum] hervorragend realisierbar. Gerade die Vielfältigkeit und die Flexibilität der Software innerhalb von Unternehmensprozessen, gepaart mit unseren nationalen und internationalen Erfahrungen, sichern Ihnen den Erfolg Ihres DMS-Projektes.

Sie erhalten ein leicht verständliches Tool, welches im Hintergrund mit vielen Funktionalitäten die Steuerung übernimmt. So können Ihre Mitarbeiter schnell mit dem System arbeiten und werden in ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

Unsere Workflows sind bei zahlreichen Unternehmen im Einsatz und steuern diese in verschiedensten Bereichen: Angebotsphase, Auftragsabwicklung, Produktion, Qualitätssicherung oder digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sind nur einige Beispiele.

Wir analysieren, modellieren und konfigurieren jeden Workflow individuell auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens. Wir übernehmen Unternehmensstandards in transparente und sichere Abläufe. Die prozessorientierte Betrachtungsweise der Unternehmensabläufe steht im Vordergrund.

Unsere Produkte und Dienstleistungen steigern die Effizienz und somit die Produktivität innerhalb Ihres Unternehmens. Wir sind Ihr Partner bei der Umsetzung von digitalen Workflows.


ITdipro Key Facts:

Digitale Dokumenten-Digitale Dokumenten- & Mailarchivierung

  • GoBD & EU DSVGO konform
  • Rechts- & revisionssicher
  • Strukturiert
  • Texterkennung
  • Formularauslesung
  • Freiformerkennung
  • Automatisiert
  • ...

Digitale Unternehmensprozesse / Workflows & Elektronische Rechnungen

  • Digitale Ein- / Ausgangsrechnungsworkflow
  • Digitale Auftragsabwicklung
  • Produktionsworkflow
  • Angebots-/Anfrageabwicklung
  • Bestellwesen
  • Vertragsmanagement
  • Qualitätssicherung
  • ...

Schnittstellen & Integration

  • MS Office
  • ERP, WaWi, PPS (Navision, Sage, eEvolution, Lexware, Abas ...)
  • FiBu (DATEV, Diamant, GDI, ...)
  • CRM (Cobra, salesforce, ...)
  • Datenbankzugriffe (MS-SQL, MY SQL, Access, Excel, ...)
  • Capture
  • API
    ...

Monitoring | Auswertungen | Controlling

  • Termintreue
  • Prozessübersicht
  • Planungssicherheit
  • Prozesssicherheit
  • Unternehmenskennzahlen
  • Durchlaufzeiten
  • Monatsauswertungen
  • ...

WIKIPEDIA, die freie Enzyklopädie:

  • Datenmanagementsystem, engl. Data Management System, ein System zur rechnergestützten Erfassung, Speicherung, Pflege, Verarbeitung, Analyse und Visualisierung von Daten.
  • Ein Arbeitsablauf (englisch: workflow) ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten in einem Arbeitssystem einer Organisation.
  • Unter einem digitalen Archiv versteht man in der Regel ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.
  • Output Management ist die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens.
  • Unter Input Management versteht man die Herangehensweise zur digitalen Erfassung von geschäftsrelevanten Daten („Content“).
  • Ein Geschäftsprozess ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Aktivitäten), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen.

ITson ProzessManager Digitales Dokumentenarchiv Logo

ITdipro Digitales Dokumentenarchiv, macht aus Suchen und Finden von Dokumenten ein Kinderspiel.

Die Suche nach Belegen, Informationen, E-Mails usw. kostet wertvolle Zeit. Der schnelle Zugriff auf Informationen und die jederzeitige Verfügbarkeit erleichtern die Arbeit und Produktivität - Zeit ist Geld!

Das System legt Ihre Dokumente strukturiert nach Ihren Bedürfnissen ab. Hierbei können Sie auf die klassische Ordnerstruktur zurückgreifen oder die leistungsfähigen Suchfunktionen nutzen, um gezielt gewünschte Informationen zu erhalten.

ITson ProzessManager Digitales Dokumentenarchiv Ansicht Beleg und Attribute

Egal ob Rechnungen, Datenblätter oder Verträge - [accantum] unterstützt Sie bei der Ablage und Verarbeitung Ihrer Unterlagen. Bisher aufwendige, oftmals manuelle Tätigkeiten werden nun automatisiert erledigt.

Digitale Akte:


Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Als Standardlösung der Accantum GmbH lässt sich die digitale Akte für beliebige Zwecke nutzen, ob als Personalakte, Kunden- oder Vertragsakte etc. Abgelegte Dokumente werden automatisch Dokumentenkategorien und Aufgaben zugeordnet. Die Dokumente werden miteinander in Beziehung gebracht. So ist eine bequeme Recherche und schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt.

Digitale Archivierung:


Weniger Papier im Archiv, mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen, rechts- und revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente sind nur einige Vorteile digitaler Archivierung mit Accantum. Die sachgemäße Archivierung digitaler Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A ist das Herzstück. Das digitale Archiv ist die ideale Lösung, um sämtliche Daten, von Papierdokumenten über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails inklusive Anhang, revisionssicher und gesetzeskonform an zentraler Stelle vorzuhalten und das unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem. Die bequeme, vorgangsbezogene Recherche spart darüber hinaus wertvolle Zeit.

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ITson ProzessManager Unternehmensprozesse Logo

ITdipro Unternehmensprozesse, steigert die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse.

Die richtige Information zur richtigen Zeit in gewünschter Form am richtigen Ort. Einheitliche Prozesse bilden, interne Abläufe beschleunigen und die Kompatibilität mit externen Geschäftspartnern sicherstellen - das wird in modernen Unternehmen immer wichtiger. Die Flut an Daten, klassisch auf Papier, digital oder per Email, wächst stetig. Vor dem Hintergrund zunehmender Datenmengen, verschärfter Compliance-Richtlinien und beschränkter Budgets gewinnt die revisionssichere und kostensparende Langzeitarchivierung von Daten zunehmend an Bedeutung. Unsere bewährte webbasierte Dokumenten- und Archivlösung [accantum] ermöglicht es den Arbeitsaufwand durch manuelle Datenerfassung zu verringern und gleichzeitig die Kontrollmöglichkeiten zu erhöhen. [accantum] optimiert Dokumentenprozesse und archiviert Daten sowie E-Mails und alle anderen geschäftsrelevanten, aufbewahrungspflichtigen Dokumente revisionssicher.

ITson ProzessManager Unternehmensprozesse Workflowbesipiel Diagramm

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ITson ProzessManager E-Mail Archivierung Logo

ITdipro E-Mail Archivierung, hilft Ihnen bei der Sicherung aller unternehmensrelevanter E-Mails.

Der Versand von elektronischen Rechnungen nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen.

E-Mail Management ist das Zusammenspiel von Geschäftsprozessen - Beispiel: die automatisierte Entkopplung von Rechnungen aus der E-Mail, Überführung in die Aufgabe „Rechnungsprüfung“, sowie die zeitnahe automatische Zustellung an die entsprechende Abteilung. Die rechtskonforme E-Mail Archivierung erfolgt dann automatisiert.

Über konfigurierbare Regelwerke bieten wir umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen. Das E-Mail Management bietet mehr als eine reine Archivierung von E-Mails.

ITson ProzessManager E-Mail Archivierung Strukturabbildung

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ITson ProzessManager Elektronische Rechnungen Logo

ITdipro Elektronische Rechnungen, erleichtert und beschleunigt das Verarbeiten Ihre digitalen Ein- bzw. Ausgangsrechnungen.

Eingangsdokumente werden egal ob per Papier (via Scan) oder per E-Mail (via ExchangeConnector oder POP3 Connector…), ohne Eingriff eines Users, in die digitalisierten Prozesse übergeben. Das bedeutet, dass beispielsweise Ihre elektronischen Eingangsrechnungen, schon bei Eingang ins Unternehmen, direkt aus Ihrem Eingangspostfach (Bsp.: invoice@ihr-unternehmen.com) in den ersten Schritt, der einer digitalen Rechnungsprüfung, übernommen werden. Daneben können die E-Mails (Eingangsmedium) und die .pdf Datei der Rechnung, direkt ins Archiv abgelegt werden. Dies sichert Ihnen die Einhaltung der Rechtsvorgaben des Gesetzgebers.


Für die Eingangsdokumente kann mit dem Modul eine vollkommen automatisierte Erkennung eingerichtet werden. Dieses kann Dokumente nach dem Scan oder digitalen Eingang per PDF auslesen und beispielsweise Kopf- und Positionsdaten einer Rechnung erfassen. Dies erspart dem User, da eine händische Eingabe von Attributen nur noch auf die Nachpflege der Auslesung beschränkt ist, wertvolle Arbeitszeit. Sowohl die Anzahl als auch die Benennung von Attributen ist frei.

ITson ProzessManager Elektronische Rechnungen Workflowbeispiel Diagramm

Eingangsrechnungsverarbeitung:


Diese Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung. So lassen sich Kosten senken, Skonto wird rechtzeitig gezogen, die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Die [accantum]-Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit ERP. Das erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wertvolle Skontoerträge und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss.

Ausgangsbelegverarbeitung / digitaler Rechnungsversand:


Durch die elektronische Erzeugung und den automatisierten Versand der Ausgangsrechnungen lassen sich Druck- und Portokosten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ihr Personal entlastet. Mit der Ausgangsbelegverarbeitung lassen sich sämtliche ausgehende Belege (Lieferscheine, Rechnungen) elektronisch versenden und archivieren. Die hybride Verarbeitung, wahlweise elektronisch und/oder auf Papier lässt sich konfigurieren.

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schnittstellen

ITdipro Schnittstellen Integration, bietet Ihnen umfangreiche Anbindungen an Ihre Softwareprodukte.

Microsoft Office Integration Teamarbeit - Archivierung


Aus Microsoft Office Dokumente direkt aus dem Archiv abrufen, bearbeiten, versionieren und archivieren. Die Ablage und Indexierung erfolgt automatisch durch Zuweisung eines Archivtemplates.

ITson ProzessManager Schnittstellen Integration Microsoft Office Shnittstelle


Microsoft Office Integration - Suche


Aus Microsoft Office kann das Archiv durchsucht werden. Dabei steht eine Suchmaske zur Verfügung, in der detaillierte Einschränkung für das zu suchende Dokument eingegeben werden können. Das Ergebnis der Suche wird innerhalb der MS Office-Produkte angezeigt. Selbstverständlich werden hierbei alle Berechtigungen des User innerhalb des Archivs beachtet.

ITson ProzessManager Schnittstellen Integration Microsoft Office Suche

API Integration Unabhängigkeit


Mit der Anwendungs-Programmier-Schnittstelle, oder kurz API (application programming interface) stellen wir unsere Dokumenten-Management- und Archivfunktionen dritten Programmen zur Verfügung. Damit gibt es nahezu unbeschränkte Möglichkeiten, [accantum] in individuelle Umgebungen zu integrieren.

ERP Integration Individuell - Schnell - Effizient


Die [accantum] ERP-Connectoren ermöglichen durch die Verknüpfung der Dokumente mit den Geschäftsprozessen weit mehr als nur den direkten Zugriff auf die archivierten Dokumente aus dem ERP.

Datenbankabgriffe


Mit den Datenbankmodulen ist es möglich aus unterschiedlichen Datenbanktypen wie MSSQL, MySQL, MS Access usw. Daten abzufragen. So können beispielsweise Informationen aus Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware in die Prozesse übernommen und verarbeitet werden.  

FilePicker Zur schnellen Ablage


Der [accantum] FilePicker ermöglicht, Dokumente schnell und komfortabel im [accantum] Archiv abzulegen. Dokumente und Dateien können so zeitnah einer Kategorie zugewiesen und archiviert werden. Per Drag & Drop können Dateien auf die entsprechenden Verknüpfungen gezogen, von dort vom FilePicker abgeholt und an der richtigen Stelle im Archiv kategorisiert abgelegt werden. Einem Scanner (Input) kann auch für die Direktablage ein FilePicker zugewiesen werden.

DirectLink Einfache Suche aus Drittsystemen


Durch das Markieren eines Begriffes, einer Nummer oder sonstiger Information können zugehörige Dokumente im Archiv aus Drittsystemen heraus recherchiert werden. Das Suchergebnis erhalten Sie direkt auf dem Bildschirm. Dabei spielt es keine Rolle, ob man sich im Internet, im E-Mail-Programm oder in einer anderen Windows Applikation, beispielsweise Ihrer Warenwirtschaft, befindet. Die Markierung des Suchbegriffes genügt, um eine Recherche in [accantum] auszuführen.

Barcode


Der ITson Prozessmanager kann viele Arten von Barcodes verarbeiten.
Wir empfehlen die Verwendung eines 2D Barcodetyps Datamatrix. Dieser Barcodetyp kann eine hohe Anzahl von  Daten erfassen. Dies ermöglicht beispielsweise die gleichzeitige Hinterlegung von Belegtyp, Kundenummer, Belegnummer, Belegdatum….
Der Barcode dient nicht nur zur Übergabe der Daten, sondern auch als Trennblatt für den Stapelscan.

ITson ProzessManager Schnittstellen Integration Labelprinter Ansicht auf Dokument

Capture Eingangsbelege optimal verarbeiten


Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture - Um die stetig anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest. Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

ITson ProzessManager Schnittstellen Integration Capure Eingangsbelegeverarbeitung


Übergabe an Drittsysteme, Schnittstellen


Auch ist eine Übergabe von Metadaten an Drittsysteme möglich. Hierbei stehen die verschiedensten Möglichkeiten offen. Beispielsweise ist eine Übergabe via .csv Tabelle, .xml File oder auch .txt Datei möglich.

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ITson ProzessManager Monitoring Auswertung Logo

ITdipro Monitoring Auswertung gibt Ihnen die Möglichkeit, in Minuten Ihre digitalen Prozesse auszuwerten und zu beurteilen.

Beleghistorie:


Das Führen einer Historie zum Beleg ist schon aus rechtlichen Gründen für [accantum] selbstverständlich. Die Nachvollziehbarkeit ist somit stets gegeben.

ITson ProzessManager Monitoring Auswertung Beleghistorie im Archiv

Archiv Dashboard:


Das Archiv-Dashboard zeigt schnell und übersichtlich alle wichtigen Eckdaten des Archivs in einer Oberfläche an.

ITson ProzessManager Monitoring Auswertung Übersicht Monitoring Archiv

 

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ITdipro Auszug unserer Referenzen

Auszug Kundenreferenzen ITdipro

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